в Без рубрики | 16 Слов |

Как правильно определить границы ответственности своих сотрудников?

границы ответственности сотрудников

Представьте себе следующую ситуацию: у вас есть большое поле, которое нужно почистить от камней и мусора. Одному вам не справиться, да и не хочется тратить на это свои силы и время. Вы нанимаете рабочих, к примеру, пять человек и самосвал для вывоза мусора и говорите рабочим: «Друзья, вот вам поле. Его нужно почистить от камней и мусора. Вечером к вам приедет самосвал и увезет то, что вы собрали на свалку. Завтра утром я приду, проверю, что вы действительно сделали свою работу и если поле будет чистым заплачу каждому из вас по 100 долларов». Ребята говорят вам «Да, босс!» и принимаются за работу. Рабочие работают быстро, они действительно хотят заработать деньги. Вы видя это спокойно отправляетесь по своим делам в полной уверенности, что завтра ваше поле точно будет чистым.

Наутро вы приходите и обнаруживаете, что поле действительно очень хорошо вычищено, на нем нет ни камешка, но на краю поля стройным рядком лежат несколько аккуратных куч камней и мусора. Вы в негодовании. Вы задаете вопрос рабочим: «ребята, а это вы кому все оставили?». На что они вам отвечают, что самосвал не приехал, но они свою работу выполнили: почистили поле от камней и мусора и поэтому просят вас рассчитаться с ними за выполненную работу и как-можно быстрее, т.к. они опаздывают на следующий заказ. И то, что самосвал не приехал не их проблема, т.к. не они его нанимали и вообще это не их работа контролировать самосвал. Их задачей было вычистить поле от камней и мусора. Они свою работу выполнили. Платите деньги, босс…

 

Дальше вы начинаете вызванивать водителя самосвала, выяснять почему же он не приехал и когда он сможет приехать. Самосвал может приехать только к вечеру, но рабочие ждать не будут, т.к. на сегодня у них уже есть другой заказ и они хотят получить свои деньги за выполненную ими работу прямой сейчас. Вы начинаете выяснять с ними отношения. И в итоге вам со скандалом приходиться как-то разруливать всю эту непонятную ситуацию. День потерян, и нервные клетки, как говорят, не восстанавливаются.

Решение – просто. Вам нужно было либо найти такую бригаду, у которой есть свой грузовик либо дать контакты водителя, которого вы нашли бригадиру рабочих, и четко проговорить с ним, что вы от него хотите, чтобы поле было чистым и мусор был вывезен на свалку и выброшен. И только в этом случае вы с ним рассчитаетесь. Теперь бригадир рабочих отвечает перед вами за действительно полноценный и ценный для вас конечный результат: поле чистое, мусор вывезен и выброшен. Теперь если что-то пойдет не так (водитель грузовика не приедет или приедет не вовремя) уже бригадир рабочих будет думать, как же ему эту ситуацию разрешить. Это будет уже его ответственностью, а не вашей. Теперь уже он будет тратить на это свое время и нервы. Иначе бригадир просто не получит свои деньги. Вы же заплатите ему за ценный для вас конечный результат.

Нам часто кажется, что это и так всем очевидно. Но неужели им (рабочим) не понятно, что иметь чистое поле на краю которого лежат аккуратные кучи мусора – это не тот результат, который вы, как заказчик, хотите? Почему они не могут об этом подумать? Почем они не хотят взглянуть чуть шире на свою задачу и сделать вашу жизнь легче? К сожалению это объективная реальность.

Возможно пример с полем и камнями покажется вас слишком банальным. Взгляните теперь на свой бизнес. Мы точно знаем, что аналогичные по своей сути примеры вы можете найти совершенно во всех бизнес-процессах компании. Возьмем, к примеру, бухгалтерский учет. Вы берете на работу бухгалтера и ожидаете, что в результате работы этого человека вы будете иметь несколько ценных для себя конечных продуктов:
1. Достоверную и точную информацию о финансовом состоянии дел в компании, наличии и движении ресурсов;
2. Своевременную сдачу отчетности в контролирующие органы и отсутствие претензий и штрафов с их стороны;
3. Оптимально возможный в рамках действующего законодательства размер налогов, которые вы уплачиваете государству.

Давайте теперь рассмотрим процесс бухгалтерского учета чуть подробнее:

Для того, чтобы вы имели достоверную и точную информацию о финансовом состоянии дел в компании, наличии и движении ресурсов и взаиморасчетах нужно, чтобы все происходящие в компании финансово-хозяйственные операции были учтены бухгалтером: все поступления денежных средств и материальных ресурсов, все расходы денежных средств и материальных ресурсов, перемещения материальных ресурсов, приобретение или реализация товаров или услуг вашей компанией и так далее. Развиваем логику дальше: для того, чтобы любая финансово-хозяйственная операция была учтена бухгалтером и эта информация была точна бухгалтеру нужен документ, который эту операцию будет подтверждать (т.е. основание). Эти подтверждающие документы могут возникать совершенно в различных частях вашей компании, у любого из ваших сотрудников: ваш водитель заправил автомобиль – взял подтверждающий документ; ваш снабженец купил сырье – взял подтверждающий документ; ваш менеджер по продажам что-то продал или отгрузил вашим клиентам – сделал подтверждающий документ. Таким образом, чтобы бухгалтер мог сделать для вас достоверный отчет о финансовом состоянии дел в компании, он должен получить от всех сотрудников компании, которые осуществляли в ходе своей работы какие-либо хозяйственные операции все подтверждающие документы. Иначе отчет бухгалтера будет просто не достоверным, отчет не будет отражать реальное состояние. Теперь представим себе ситуацию, что сотрудники компании просто забывают брать подтверждающие документы и приносить их в бухгалтерию. Будет ли отчет, который сформирует для вас бухгалтер полным и достоверным? При этом бухгалтер может вам до бесконечности утверждать, что все документы, которые ему принесли сотрудники компании он обработал и учел и сделал это правильно. Будет ли для вас ценным отчет бухгалтера без уверенности в том, что все операции действительно произошедшие в компании в реальности на самом деле были учтены бухгалтером?

Задайте вопрос своему бухгалтеру. За что он отвечает? Скорее всего бухгалтер скажет вам, что он отвечает за то, что все документы, которые ему сдали сотрудники он обработал и сформировал отчет и еще он скажет, что сдавать вовремя документы в бухгалтерию это ответственность самих сотрудников и он (бухгалтер) за это не отвечает. Таким образом, чтобы вы, как директор, могли быть на 100% уверенны в том, что отчетность бухгалтера достоверна вы должны проконтролировать всех своих сотрудников на предмет того, что они сдали в бухгалтерию все подтверждающие документы и затем проконтролировать своего бухгалтера, что он эти документы обработал и сформировал отчетность. Верно? А теперь представьте, сколько таких сотрудников сдающих документы в бухгалтерию вам нужно проконтролировать в вашей компании? 10? 20? 100?

Решение здесь может быть таким: вы говорите бухгалтеру, что сдавать вовремя документы в бухгалтерию – это действительно ответственность самих сотрудников компании, но они (сотрудники) отвечают теперь за это не перед вами (директором), а перед бухгалтером. Теперь бухгалтер является для сотрудников как бы «мини-директором» в рамках одного этого процесса, бухгалтерского учета. А вы как директор всей компании будете спрашивать за весь ценный для вас результат (достоверную и полную отчетность) теперь с него. Таким образом бухгалтер теперь будет вынужден думать не только о том, как обработать принесенную ему сотрудниками первичную документацию, а и как сделать так, чтобы сотрудники не забывали эту документацию правильно и вовремя оформлять и сдавать ее в бухгалтерию. Бухгалтер начнет быть действительно Хозяином или Владельцем своего бизнес-процесса. И теперь уже весь, полный бизнес-процесс бухгалтерского учета, от его начала — момента физического возникновения где-то в компании финансово-хозяйственной операции и до его конца – момента формирования и сдачи полной достоверной отчетности будет областью ответственности вашего бухгалтера, а не только часть этого бизнес-процесса (от момента сдачи первичных документов сотрудниками в бухгалтерию, до момента формирования и сдачи отчетности) как считал ваш бухгалтер ранее.

Вот так выполнив небольшие изменения границ ответственности ваших сотрудников и пересмотрев свой подход к их определению вы сможете кардинально изменить систему работы своей компании и избавить себя от необходимости все и всех контролировать самостоятельно. Позвольте контролировать ваших сотрудников другим руководителям — владельцам соответствующих бизнес-процессов вашей компании. В рамках определенных вами границ их ответственности конечно же. Избавьте себя от этой изматывающей рутины. Вы ведь и за это платите своим сотрудникам заработную плату?

Помочь вам:
— правильно определить границы ответственности своих сотрудников;
— разработать и внедрить ключевые показатели для оценки результатов работы сотрудников и оплаты им за работу по результату;
— построить такую систему работы вашей компании, которая будет требовать от вас минимум времени на изматывающую рутину призван наш комплексный консалтинговый проект для владельцев среднего бизнеса «Рост бизнеса. Больше за счет системы».

Хотите узнать подробности?

Оставьте нам свои контакты здесь:

Поделиться ссылкой:

Написать Комментарий

Комментарии

8 + четыре =